Als ondernemer heb je genoeg aan je hoofd. Dan wil je niet ook nog eens inzitten over hoe je post of pakketten bij de juiste mensen terechtkomen. Toch kost zakelijke verzending meer tijd dan je denkt, van het inpakken en adresseren tot het kiezen van de juiste vervoerder. In dit artikel lees je wat je moet weten om het slim aan te pakken.
Post of pakket: twee verschillende stromen
Niet elke zending vraagt om dezelfde aanpak. Bij zakelijke verzending maak je onderscheid tussen twee hoofdvormen: postverzending en pakketverzending.
Postverzending is bedoeld voor zendingen die door de brievenbus passen, zoals brieven, direct mailings, nieuwsbrieven en periodieken. Pakketverzending is geschikt voor producten, e-commerce bestellingen en grotere zendingen die je verstuurt als brievenbuspakje of los pakket. Het juiste onderscheid maken voorkomt onnodige kosten en verrassingen bij de bezorging.
Postverzending (brievenbus)
- Zakelijke brieven en correspondentie
- Direct mailings en nieuwsbrieven
- Periodieken en bulkmailings
- Klein en groot formaat, nationaal en internationaal
Pakketverzending
- Producten en e-commerce zendingen
- Brievenbuspakjes met inhoud
- Losse pakketten en grotere partijen
- Standaard en express, nationaal en internationaal
Waarom zakelijke verzending uitbesteden?
Veel ondernemers regelen verzending nog zelf, maar dat loont niet altijd. Er zijn goede redenen om dit over te laten aan een specialist.
Tijdsbesparing
Inpakken, labelen, adressenbestanden verwerken en aanleveren bij de vervoerder: het zijn taken die opgeteld makkelijk een halve dag per week kosten. Uitbesteden geeft je die tijd terug voor werk dat er echt toe doet.
Betere tarieven via schaalvoordeel
Gespecialiseerde verzendpartijen werken met grote volumes en bedingen daardoor gunstigere tarieven bij vervoerders. Als kleinere ondernemer profiteer je indirect van die schaalvoordelen, zonder dat je zelf grote aantallen hoeft te versturen.
Minder fouten, meer zekerheid
Professionele partijen werken met gestandaardiseerde processen voor adressering, verpakking en aanlevering. Dat vertaalt zich in minder retourzendingen en meer zekerheid dat jouw zending aankomt zoals bedoeld.
Waar let je op bij de keuze van een verzendpartner?
Niet elke aanbieder past bij elk bedrijf. Let bij je keuze op het volgende:
- Kan de partij zowel post als pakketten verwerken, nationaal en internationaal?
- Is er ruimte voor maatwerk, ook bij kleinere oplages of spoedklussen?
- Zijn er aanvullende diensten beschikbaar, zoals inpakken, adresseren of drukwerk?
- Krijg je nazorg en rapportage na verzending?
Een partij die meerdere diensten combineert, bespaart je veel afstemming. Je hebt dan te maken met een enkel aanspreekpunt in plaats van meerdere leveranciers.
PostNL-bezorgrouting: een praktisch overzicht
Voor brievenbuspost werkt PostNL met drie bezorgopties voor zakelijke partijenpost. Welke je kiest, hangt af van je budget en wanneer je wilt dat de post aankomt.
- Standaard: bezorging op de twee eerstvolgende werkdagen na aanlevering
- Vast: een vast koppel van twee aaneengesloten werkdagen; met de aanleefdag bepaal je zelf het koppel
- Flex: flexibele bezorging in de eerstvolgende week, voor speciale of grotere formaten
Lever je aan na sluitingstijd, in het weekend of op een feestdag? Dan geldt de eerstvolgende werkdag als aanlevermoment.
Alles van A tot Z geregeld
Voor ondernemers die het volledige traject willen uitbesteden, loont het om te werken met een partij die meerdere diensten combineert. Door pakket verzending, inpakken, adresseren en drukwerk bij een en dezelfde aanbieder onder te brengen, bespaar je op communicatie en afstemming, en verklein je de kans op fouten tussen schakels.
Pré Print + Mail is zo’n partij. Met meer dan 40 jaar ervaring verzorgen zij het volledige traject, van print en afwerking tot bezorging, voor bedrijven van elk formaat.
Handige weetjes over postformaten
Het formaat en gewicht van een poststuk bepalen hoe het getarifeerd wordt. PostNL hanteert voor partijenpost drie hoofdformaten:
- Klein: maximaal C5-formaat (229 × 162 mm), max. 5 mm dik, max. 50 gram
- Groot: maximaal C4-formaat (324 × 229 mm), max. 10 mm dik, max. 350 gram
- Brievenbuspakje+: max. 380 × 265 × 32 mm, max. 2 kg
Twijfel je in welke categorie jouw zending valt? Een goede verzendpartner beoordeelt dit voor je en voorkomt dat je te veel betaalt of dat zendingen worden geweigerd.